Procare Salud Ocupacional | Política de protección de datos
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POLÍTICAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS SAS

1. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

DATOS PERSONALES: Es cualquier información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

2. OBJETIVO

Establecer los criterios a través de los cuales se realizara el tratamiento de los datos personales, así como la forma de hacer efectivos los derechos y establecer los procedimientos con los que cuentan los titulares de datos personales en el mencionado tratamiento, para el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, y rectificar las informaciones que se hayan recogido en nuestras bases de datos o archivos, así como los fines con los que son tratados.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

Las presentes políticas y condiciones serán aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos en soportes físicos y/o digitales de PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS SAS de los usuarios, clientes, empleados y proveedores.

PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS SAS se encargara directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado de la atención e implementación de tratamientos idóneos para la protección de datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012 y/o la norma que adicione o modifique no será de aplicación a las bases de datos o archivos los siguientes:

a. A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos vayan a ser suministradas a terceros se deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedaran sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley.

b. A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y el financiamiento al terrorismo.

c. A las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

d. A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

e. A las bases de datos regulados por la Ley 1266/08.

f. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 079/93.

4. TRATAMIENTOS AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES APLICADAS A SUS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Usted como titular de datos de carácter personal, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados, con la finalidad de desarrollar nuestro objeto social, el cual es el servicio de salud ocupacional, la realización de exámenes de laboratorio, igualmente para la identificación de las personas y para la suscripción de contratos.

Con el objetivo de verificar la autenticidad de la identidad de los usuarios y con la finalidad de garantizar la seguridad de la identidad, evitar suplantaciones, fraudes y para efectos de carácter probatorio, PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S, realizara la recolección de la firma digitalizada, fotografía digitalizada y la huella dactilar digitalizada, los cuales están clasificados como datos sensibles, que son almacenados en la historia clínica y por lo tanto no se almacenaran en bases de datos que serán tratadas por EL RESPONSABLE, garantizando así el derecho a la intimidad y confidencialidad.

4.1 REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.

4.1.1 Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este manual. El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de LA RESPONSABLE se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos: I. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. II. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales. III. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores: Madurez, Autonomía, Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento, Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento *Atención: La valoración de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS SAS., de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

4.1.2. Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012 Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, LA RESPONSABLE deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos. LA RESPONSABLE identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.

• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.

• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS SAS., en su calidad de EMPLEADORA y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

5. DERECHOS QUE ASISTEN COMO TITULAR DE DATOS PERSONALES

Para la protección de sus datos de carácter personal, los titulares tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.

2. Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.

3. Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. Estos derechos se podrán ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4. Oponerse y revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios, derechos y garantías establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la Constitución Política.

5. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 o la norma que adicione o modifique.

6. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.

7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen adicionen o complementen.

8. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y autorizado. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

6. PERSONA O AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACION PUEDE EJERCER SUS DERECHOS O CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACION.

Cualquier petición consulta o reclamo frente a los derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante escrito dirigido la info@procaresalud.com de PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y REVOCATORIA SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES, EJERCICIO DEL DERECHO Y CANAL DE ATENCIÓN DE RECLAMOS.

Procedimiento de consulta:

a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (físico o electrónico) y teléfono para efectos de notificación; para el representante titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S info@procaresalud.com adjuntando la información relacionada en el literal anterior.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede de Procare Salud Ocupacional IPS S.A.S ubicada en la Calle 20N # 5N – 07, adjuntando la información relacionada en el literal a.

Termino para la atención de la consulta:

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitud de consultas, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal

Procedimiento de Reclamo:

El Titular o sus causahabientes que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581 de 2015, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

f. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por Procare Salud Ocupacional. Al respecto Procare Salud Ocupacional tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. Procare Salud Ocupacional IPS S.A.S, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrá habilitar medios electrónicos u otros que Procare Salud Ocupacional IPS S.A.S considere pertinentes.

c. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tendrá como no presentada.

Procedimiento de supresión:

El titular de datos personales tiene derecho, en todo momento a solicitar a Procare Salud Ocupacional, la supresión de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.

d. La solicitud de supresión se formulará mediante comunicación escrita dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, fecha de solicitud, la descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identidad y la dirección de contacto, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

e. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S info@procaresalud.com adjuntando la información relacionada en el literal anterior.

f. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Procedimiento para revocar autorización:

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Procare Salud Ocupacional IPS S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgo.

Existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Procare Salud Ocupacional IPS S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular este de acuerdo.

a. La comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S info@procaresalud.com adjuntando la información relacionada en el literal anterior.

c. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Vigencia:

La presente política rige a partir de su publicación y su vigencia estará sujeta al cumplimiento del ejercicio de las actividades comerciales de PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S y las disposiciones legales.

PROCARE SALUD OCUPACIONAL IPS S.A.S podrá modificar los términos y condiciones de la presente política, como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que adicionen, modifiquen, reglamente o complementen.

En los casos que esto ocurra se publicara el nuevo documento de políticas en nuestra pagina web.